1. Parteien und Geltungsbereich

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV") ist integraler Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zwischen der Domani Equestrian BV („Equi Assist", „wir", „der Auftragsverarbeiter") und dem Kunden, der den Equi Assist Dienst nutzt („der Verantwortliche", „Sie").

Er gilt immer dann, wenn Equi Assist personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag im Rahmen der Bereitstellung des Dienstes verarbeitet. Soweit Sie und Equi Assist jeweils als unabhängige Verantwortliche handeln (z.B. für Abrechnungsdaten, Konto-Anmeldedaten), gilt anstelle dieses AVV die Datenschutzerklärung.

2. Gegenstand, Art und Dauer

Gegenstand: Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Bereitstellung des Equi Assist Dienstes erforderlich ist (Erfassung von Pferdelistungen, KI-Matching, Kundenkommunikation, Teilen von Pferdeprofilen).

Dauer: Dieser AVV bleibt in Kraft, solange Equi Assist personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, d.h. für die Laufzeit Ihres Abonnements zuzüglich der in der Datenschutzerklärung festgelegten Speicherfrist.

Art und Zweck: automatisierte und unterstützte Verarbeitung von WhatsApp-Nachrichten, E-Mails und hochgeladenen Medien, um strukturierte Pferde- und Kontaktdaten zu extrahieren, diese mit Kunden-Suchprofilen abzugleichen und Benachrichtigungen zu leiten.

3. Arten personenbezogener Daten und Kategorien betroffener Personen

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören:

Identifikationsdaten Ihrer Kontakte (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Kommunikationsinhalte (WhatsApp-/E-Mail-Nachrichtentext und Medien)
Suchpräferenzen und von Ihnen eingegebene Kundenprofildaten
Aktivitätsdaten Ihrer Teammitglieder (Anmeldungen, Aktionen in der App)

Kategorien betroffener Personen: Ihre Kontakte (Verkäufer, Käufer, Kollegen), Ihre Teammitglieder und alle sonstigen natürlichen Personen, deren Daten Sie in den Dienst eingeben.

4. Pflichten des Auftragsverarbeiters

Equi Assist wird:

personenbezogene Daten ausschließlich auf Ihre dokumentierten Weisungen hin verarbeiten, einschließlich Übermittlungen, es sei denn, dies ist nach dem Recht der Union oder eines Mitgliedstaats erforderlich;
sicherstellen, dass die zur Verarbeitung der Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind;
geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen umsetzen (siehe Abschnitt 7);
Sie bei der Erfüllung Ihrer Pflichten zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der Rechte betroffener Personen, bei Meldungen von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherigen Konsultationen unterstützen;
alle Informationen zur Verfügung stellen, die zum Nachweis der Einhaltung von Artikel 28 DSGVO erforderlich sind.

5. Unterauftragsverarbeiter

Sie erteilen Equi Assist die allgemeine schriftliche Genehmigung, Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung von Teilen der Verarbeitung zu beauftragen. Die aktuelle namentliche Liste der Unterauftragsverarbeiter - einschließlich der Rolle, des Verarbeitungsorts und der anwendbaren Garantien jedes Anbieters - wird Ihnen auf Anfrage als Anhang zu den Unterauftragsverarbeitern dieses AVV zur Verfügung gestellt. Schreiben Sie an info@equi-assist.com, um die neueste Version zu erhalten.

Equi Assist wird Sie mindestens 30 Tage im Voraus schriftlich (per E-Mail an die im Rahmen des AVV hinterlegte Adresse) benachrichtigen, bevor ein Unterauftragsverarbeiter, der Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, hinzugefügt oder ersetzt wird, außer in Fällen dringender Sicherheits- oder betrieblicher Notwendigkeit, und Ihnen die Möglichkeit geben, aus berechtigten Gründen Einspruch zu erheben. Wenn Sie Einspruch erheben und wir Ihr Anliegen nicht ausräumen können, können Sie den betroffenen Teil des Dienstes kündigen.

Equi Assist erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter mittels eines schriftlichen Vertrags Datenschutzpflichten auf, die nicht weniger schützend sind als die in diesem AVV festgelegten.

6. Internationale Datenübermittlungen

Einige Unterauftragsverarbeiter befinden sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (insbesondere Anthropic und Cloudflare in den Vereinigten Staaten). Solche Übermittlungen erfolgen unter geeigneten Garantien im Sinne von Kapitel V DSGVO, insbesondere den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (2021/914) und, soweit anwendbar, ergänzenden technischen und organisatorischen Maßnahmen.

7. Sicherheitsmaßnahmen

Equi Assist setzt unter Berücksichtigung des Stands der Technik und des Risikos für betroffene Personen die folgenden technischen und organisatorischen Maßnahmen um:

Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung (TLS 1.2+) und im Ruhezustand für primäre Datenbanken und Sicherungen;
rollenbasierte Zugriffskontrolle mit dem Prinzip der geringsten Rechte als Standard; der Zugriff auf Produktivdaten ist auf eine kleine Gruppe befugter Ingenieure beschränkt;
Multi-Faktor-Authentifizierung für administrative Zugriffe;
automatisierte tägliche Sicherungen mit überwachter Aufbewahrung und getesteten Wiederherstellungsverfahren;
zentralisierte Protokollierung von Anwendung und Infrastruktur mit Anomalieerkennung;
sicherer Software-Entwicklungslebenszyklus, einschließlich Code-Review, Abhängigkeits-Scanning und Tests vor der Bereitstellung;
dokumentierte Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle und eine definierte Verantwortungskette.

8. Unterstützung bei den Rechten betroffener Personen

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt Equi Assist Sie mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung Ihrer Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der in Kapitel III DSGVO festgelegten Rechte der betroffenen Person (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit, Widerspruch).

9. Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Equi Assist wird Sie unverzüglich, in jedem Fall jedoch innerhalb von 72 Stunden, nachdem Equi Assist von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Kenntnis erlangt hat, die Ihre Daten betrifft, benachrichtigen und die nach Artikel 33 Absatz 3 DSGVO erforderlichen Informationen bereitstellen, soweit diese verfügbar sind.

10. Audits

Equi Assist wird Ihnen die Informationen zur Verfügung stellen, die zum Nachweis der Einhaltung von Artikel 28 DSGVO erforderlich sind. Auf angemessene vorherige schriftliche Anfrage und vorbehaltlich einer Vertraulichkeitsverpflichtung ermöglicht Equi Assist Audits, einschließlich Inspektionen, die von Ihnen oder einem von Ihnen beauftragten unabhängigen Prüfer durchgeführt werden, und trägt zu diesen bei, auf Ihre Kosten und während der üblichen Geschäftszeiten, in einer Weise, die den Betrieb des Dienstes nicht unangemessen beeinträchtigt.

11. Rückgabe oder Löschung personenbezogener Daten

Nach Beendigung des Dienstes wird Equi Assist nach Ihrer Wahl alle in Ihrem Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten löschen oder zurückgeben und vorhandene Kopien löschen, es sei denn, eine Speicherung ist nach dem Recht der Union oder eines Mitgliedstaats erforderlich. Das Standardverhalten ist, in Ermangelung von Weisungen, die Löschung innerhalb von 30 Tagen nach Beendigung, in Übereinstimmung mit den in der Datenschutzerklärung festgelegten Speicherfristen.

12. Haftung und Rangfolge

Die Haftung jeder Partei im Rahmen dieses AVV richtet sich nach den in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen festgelegten Haftungsbeschränkungen, außer wenn zwingendes Recht etwas anderes vorsieht. Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesem AVV und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen in Fragen des Schutzes personenbezogener Daten hat dieser AVV Vorrang.

13. Kontakt

Fragen zu diesem AVV können an info@equi-assist.com gesendet werden. Es gilt belgisches Recht; die Gerichte des Gerichtsbezirks Limburg, Belgien, sind ausschließlich zuständig.

Auftragsverarbeitungsvertrag