Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Domani Equestrian BV, Soetebeek 64, 3670 Oudsbergen, België (BTW BE0660.651.954) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via het Equi Assist platform worden verzameld.

Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact opnemen via info@equi-assist.com.

2. Welke gegevens verzamelen wij

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (gehasht), telefoonnummer, taalvoorkeur
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, BTW-nummer, facturatieadres
• Gebruiksgegevens: ingevoerde paarden, klantgegevens, zoekprofielen, berichten
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatgegevens (via logbestanden)
• Betalingsgegevens: verwerkt via Mollie - wij bewaren geen creditcard- of bankrekeningnummers

3. Doeleinden en rechtsgrond

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b GDPR): levering van de Dienst, accountbeheer, facturatie
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f GDPR): verbetering van de Dienst, fraude­preventie, technische beveiliging
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c GDPR): fiscale en boekhoudkundige verplichtingen, GDPR-verzoeken
• Toestemming (art. 6.1.a GDPR): marketingcommunicatie (alleen met uw uitdrukkelijke toestemming)

4. Delen met derden

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met de volgende categorieën ontvangers, voor zover noodzakelijk voor de Dienst:

• Mollie (betalingsverwerking) - Nederland
• Anthropic/Claude AI (berichtverwerking) - Verenigde Staten, met passende waarborgen conform hoofdstuk V GDPR
• Cloudflare (hosting, e-mail routing) - wereldwijd, onder hun DPA met standaard contractbepalingen
• Meta Platforms / WhatsApp Business API (berichtbezorging en notificaties) - gegevens verwerkt conform de Platformvoorwaarden en Gegevensverwerkingsvoorwaarden van Meta
• Resend (Verenigde Staten) - verzending van transactionele e-mails en bounce/complaint-webhook. DPF-gecertificeerd voor EU-US dataoverdracht.

4b. WhatsApp-gegevensverwerking

Wanneer u de WhatsApp-integratiefuncties van de Dienst gebruikt, worden de volgende gegevens verwerkt via de WhatsApp Business API:

• Telefoonnummers van verzenders en ontvangers
• Berichtinhoud (tekst, afbeeldingen) gerelateerd aan paardenvermeldingen en -aanvragen
• Bezorgstatus en tijdstempels van berichten

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het verwerken van paardengerelateerde communicatie en het leveren van de Dienst. Wij gebruiken WhatsApp-gegevens niet voor reclame, profilering of enig doel dat geen verband houdt met de kernfunctionaliteit van de Dienst. WhatsApp-berichtgegevens worden bewaard voor dezelfde periode als andere gebruiksgegevens (zie Bewaartermijnen hieronder) en worden verwijderd bij beëindiging van het account.

5. Bewaartermijnen

Accountgegevens worden bewaard zolang uw account actief is en tot 30 dagen na beëindiging. Factuurgegevens worden 7 jaar bewaard conform de Belgische boekhoudwetgeving. Technische logbestanden worden maximaal 90 dagen bewaard.

6. Uw rechten

Op grond van de GDPR heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken
• Recht op rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op wissing: verwijdering van uw gegevens verzoeken
• Recht op beperking: verwerking tijdelijk beperken
• Recht op overdraagbaarheid: uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleuteling van data in transit (TLS) en in rust, gehashte wachtwoorden, toegangscontrole en regelmatige beveiligingsaudits.

8. Klachten

Indien u een klacht heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via info@equi-assist.com. U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Cameratoegang (mobiele app)

De Equi Assist mobiele app kan toegang vragen tot de camera van je toestel om foto's van paarden te maken en deze direct aan je stal toe te voegen. Wij gebruiken cameratoegang uitsluitend wanneer jij deze expliciet start (via de camera-knop in de app).

• Foto's worden opgeslagen op onze servers en bij Cloudflare R2, gekoppeld aan het paard dat jij selecteert
• Alleen jij en teamleden met toegang tot dat paard kunnen de foto zien
• Je kunt cameratoegang op elk moment intrekken via de instellingen van je toestel

10. Pushmeldingen (mobiele app)

Om je tijdig op de hoogte te stellen van nieuwe matches tussen paarden en zoekprofielen van klanten, kan de app pushmeldingen sturen. Hiervoor verwerken we een apparaat-specifieke token (APNs-token voor iOS, FCM-token voor Android).

• Het token is een willekeurig identificatienummer dat Apple of Google uitgeeft - het bevat geen persoonsgegevens
• Wij gebruiken het token uitsluitend voor het versturen van meldingen over matches; nooit voor marketing
• Je kunt pushmeldingen uitschakelen via de app-instellingen (Instellingen → Meldingen → Push) of via de meldingsinstellingen van je toestel

11. Biometrische ontgrendeling (FaceID / vingerafdruk)

Je kunt de app optioneel beveiligen met biometrische ontgrendeling (FaceID, TouchID of vingerafdruk). Biometrische gegevens verlaten je toestel nooit - de app ontvangt enkel een succes- of mislukt-signaal van het besturingssysteem. Wij slaan géén biometrische data op, noch op je toestel, noch op onze servers.

12. Lokale opslag voor offlinemodus

Voor het gebruik zonder internetverbinding slaat de app bepaalde gegevens lokaal op je toestel op (cache voor paardenlijsten en details, wachtrij voor wijzigingen die nog niet zijn verstuurd). Dit doen we om de app bruikbaar te houden in stallen met slechte verbinding.

• Maximale omvang: 100 MB; oudere afbeeldingen worden automatisch verwijderd
• Je kunt alle lokaal opgeslagen gegevens wissen via Instellingen → Offline gegevens wissen