Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en toepassingsgebied

Deze Verwerkersovereenkomst ("DPA") maakt integraal deel uit van de Algemene Voorwaarden tussen Domani Equestrian BV ("Equi Assist", "wij", "de Verwerker") en de klant die gebruik maakt van de Equi Assist-dienst ("de Verwerkingsverantwoordelijke", "u").

Zij is van toepassing telkens wanneer Equi Assist persoonsgegevens namens u verwerkt in het kader van de Dienst. Wanneer u en Equi Assist elk als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken optreden (bv. voor facturatie- en accountgegevens), is het Privacybeleid van toepassing in plaats van deze DPA.

2. Onderwerp, aard en duur

Onderwerp: verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk is voor het leveren van de Equi Assist-dienst (verwerking van paardenadvertenties, AI-matching, klantcommunicatie, delen van paardenprofielen).

Duur: deze DPA blijft van kracht zolang Equi Assist persoonsgegevens namens u verwerkt, dat wil zeggen voor de duur van uw abonnement plus de bewaartermijnen vermeld in het Privacybeleid.

Aard en doel: geautomatiseerde en ondersteunde verwerking van WhatsApp-berichten, e-mails en geüploade media met als doel gestructureerde paarden- en contactgegevens te extraheren, deze te matchen met zoekprofielen van klanten en notificaties te routeren.

3. Soorten persoonsgegevens en categorieën van betrokkenen

Verwerkte categorieën van persoonsgegevens omvatten:

• identificatiegegevens van uw contacten (naam, telefoonnummer, e-mailadres);
• inhoud van communicatie (WhatsApp- / e-mailtekst en media);
• zoekvoorkeuren en klantprofielgegevens die u zelf invoert;
• activiteitsgegevens van uw teamleden (logins, handelingen in de app).

Categorieën van betrokkenen: uw contacten (verkopers, kopers, collega's), uw teamleden en alle andere natuurlijke personen wiens gegevens u in de Dienst invoert.

4. Verplichtingen van de Verwerker

Equi Assist zal:

• persoonsgegevens uitsluitend verwerken op basis van uw schriftelijke instructies, met inbegrip van doorgiften, tenzij EU- of lidstatelijk recht dit voorschrijft;
• ervoor zorgen dat de personen die gemachtigd zijn de gegevens te verwerken, gehouden zijn tot vertrouwelijkheid;
• passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen (zie artikel 7);
• u bijstaan bij het nakomen van uw verplichtingen rond verzoeken van betrokkenen, datalekkennisgevingen, DPIA's en voorafgaande raadplegingen;
• alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om de naleving van artikel 28 AVG aan te tonen.

5. Sub-verwerkers

U geeft Equi Assist een algemene schriftelijke machtiging om sub-verwerkers in te schakelen voor de uitvoering van delen van de verwerking. De actuele, met naam genoemde lijst van sub-verwerkers - met de rol, verwerkingslocatie en toegepaste waarborgen per leverancier - wordt op verzoek met u gedeeld als sub-verwerker-bijlage bij deze DPA. Mail info@equi-assist.com voor de meest recente versie.

Equi Assist geeft u ten minste 30 dagen schriftelijke voorafgaande kennisgeving (per e-mail naar het adres dat onder de DPA is geregistreerd) wanneer een sub-verwerker wordt toegevoegd of vervangen die uw persoonsgegevens verwerkt, behoudens dringende veiligheids- of operationele noodzaak. U kunt op gemotiveerde gronden bezwaar aantekenen. Indien u bezwaar maakt en wij geen oplossing kunnen bieden, kunt u het betrokken onderdeel van de Dienst opzeggen.

Equi Assist legt aan elke sub-verwerker, via een schriftelijke overeenkomst, gegevensbeschermingsverplichtingen op die niet minder beschermend zijn dan die welke in deze DPA zijn opgenomen.

6. Internationale doorgiften

Sommige sub-verwerkers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (in het bijzonder Anthropic en Cloudflare in de Verenigde Staten). Dergelijke doorgiften vinden plaats onder passende waarborgen in de zin van Hoofdstuk V AVG, met name de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (2021/914) en, waar nodig, aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

7. Beveiligingsmaatregelen

Rekening houdend met de stand van de techniek en het risico voor betrokkenen, hanteert Equi Assist onder meer de volgende technische en organisatorische maatregelen:

• versleuteling van gegevens in transit (TLS 1.2+) en at rest voor de primaire databanken en back-ups;
• rolgebaseerde toegangscontrole met principe van minimale rechten; toegang tot productiedata is beperkt tot een kleine groep gemachtigde engineers;
• multi-factor authenticatie voor administratieve toegang;
• geautomatiseerde dagelijkse back-ups met opvolging van bewaartermijnen en geteste herstelprocedures;
• gecentraliseerde logging op applicatie- en infrastructuurniveau met anomaliedetectie;
• veilige softwareontwikkelingscyclus met onder meer code review, scanning van afhankelijkheden en testing voor uitrol;
• gedocumenteerde incident response-procedures en duidelijke verantwoordelijkheidsketen.

8. Bijstand bij rechten van betrokkenen

Rekening houdend met de aard van de verwerking, biedt Equi Assist u, door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, bijstand bij het vervullen van uw plicht om te antwoorden op verzoeken van betrokkenen tot uitoefening van hun rechten zoals neergelegd in Hoofdstuk III AVG (inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar).

9. Melding van datalekken

Equi Assist licht u zonder onnodige vertraging, en in elk geval binnen 72 uur na kennisname, in over een inbreuk op persoonsgegevens die uw gegevens betreft. De melding bevat de informatie die op grond van artikel 33(3) AVG vereist is, voor zover beschikbaar.

10. Audits

Equi Assist stelt u alle informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van artikel 28 AVG aan te tonen. Op redelijk voorafgaand schriftelijk verzoek en mits ondertekening van een geheimhoudingsverklaring laat Equi Assist audits, met inbegrip van inspecties, toe en levert daaraan medewerking. Deze audits worden uitgevoerd door uzelf of een door u aangestelde onafhankelijke auditor, op uw kosten en tijdens normale kantooruren, op een wijze die de werking van de Dienst niet onredelijk verstoort.

11. Teruggave of verwijdering van persoonsgegevens

Bij beëindiging van de Dienst zal Equi Assist, naar uw keuze, alle namens u verwerkte persoonsgegevens verwijderen of teruggeven, en bestaande kopieën verwijderen, tenzij EU- of lidstatelijk recht een bewaarplicht oplegt. Bij gebrek aan instructies geldt verwijdering binnen 30 dagen na beëindiging als standaardgedrag, conform de bewaartermijnen vermeld in het Privacybeleid.

12. Aansprakelijkheid en rangorde

De aansprakelijkheid van elke partij onder deze DPA wordt beheerst door de aansprakelijkheidsbeperkingen in de Algemene Voorwaarden, behoudens dwingend recht. In geval van tegenstrijdigheid tussen deze DPA en de Algemene Voorwaarden inzake gegevensbescherming primeert deze DPA.

13. Contact

Vragen over deze DPA kunnen worden gericht aan info@equi-assist.com. Het Belgisch recht is van toepassing; de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Limburg zijn uitsluitend bevoegd.