1. Parties et champ d'application

Le présent Accord de traitement des données (« ATD ») fait partie intégrante des Conditions générales conclues entre Domani Equestrian BV (« Equi Assist », « nous », « le sous-traitant ») et le client utilisant le Service Equi Assist (« le responsable du traitement », « vous »).

Il s'applique chaque fois qu'Equi Assist traite des données à caractère personnel pour votre compte dans le cadre de la fourniture du Service. Lorsque vous et Equi Assist agissez chacun en tant que responsables du traitement indépendants (par exemple pour les données de facturation, les données de connexion au compte), c'est la Politique de confidentialité qui s'applique en lieu et place du présent ATD.

2. Objet, nature et durée

Objet : traitement des données à caractère personnel nécessaire à la fourniture du Service Equi Assist (intégration des annonces de chevaux, matching par IA, communication client, partage de profils de chevaux).

Durée : le présent ATD demeure en vigueur aussi longtemps qu'Equi Assist traite des données à caractère personnel pour votre compte, c'est-à-dire pendant la durée de votre abonnement augmentée de toute période de conservation prévue par la Politique de confidentialité.

Nature et finalité : traitement automatisé et assisté des messages WhatsApp, des e-mails et des médias téléchargés afin d'en extraire des données structurées sur les chevaux et les contacts, de les apparier à des profils de recherche clients et d'acheminer les notifications.

3. Types de données à caractère personnel et catégories de personnes concernées

Les catégories de données à caractère personnel traitées comprennent :

Données d'identification de vos contacts (nom, numéro de téléphone, adresse e-mail)
Contenu des communications (texte et médias des messages WhatsApp / e-mail)
Préférences de recherche et données de profil client que vous saisissez
Données d'activité liées aux membres de votre équipe (connexions, actions dans l'application)

Catégories de personnes concernées : vos contacts (vendeurs, acheteurs, collègues), les membres de votre équipe et toute autre personne physique dont vous choisissez de saisir les données dans le Service.

4. Obligations du sous-traitant

Equi Assist s'engage à :

traiter les données à caractère personnel uniquement sur la base de vos instructions documentées, y compris en ce qui concerne les transferts, sauf obligation imposée par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre ;
veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation de confidentialité ;
mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles de sécurité appropriées (voir la section 7) ;
vous aider à vous acquitter de vos obligations de répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées, aux notifications de violation, aux analyses d'impact relatives à la protection des données (AIPD) et aux consultations préalables ;
mettre à votre disposition toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 du RGPD.

5. Sous-traitants ultérieurs

Vous donnez à Equi Assist une autorisation écrite générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs pour exécuter une partie des traitements. La liste nominative actuelle des sous-traitants ultérieurs - comprenant pour chaque prestataire son rôle, le lieu de traitement et les garanties applicables - vous est communiquée sur demande en tant qu'annexe relative aux sous-traitants ultérieurs du présent ATD. Écrivez à info@equi-assist.com pour en obtenir la dernière version.

Equi Assist vous adressera un préavis écrit d'au moins 30 jours (par e-mail à l'adresse enregistrée au titre de l'ATD) avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur qui traite vos données à caractère personnel, sauf en cas de nécessité urgente de sécurité ou opérationnelle, vous donnant la possibilité de vous y opposer pour des motifs raisonnables. Si vous vous y opposez et que nous ne parvenons pas à résoudre votre préoccupation, vous pouvez résilier la partie du Service concernée.

Equi Assist impose à chaque sous-traitant ultérieur, au moyen d'un contrat écrit, des obligations en matière de protection des données qui ne sont pas moins protectrices que celles énoncées dans le présent ATD.

6. Transferts internationaux de données

Certains sous-traitants ultérieurs sont situés en dehors de l'Espace économique européen (notamment Anthropic et Cloudflare aux États-Unis). De tels transferts ont lieu sous réserve de garanties appropriées au sens du chapitre V du RGPD, en particulier les clauses contractuelles types de la Commission européenne (2021/914) et, le cas échéant, des mesures techniques et organisationnelles complémentaires.

7. Mesures de sécurité

Equi Assist met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles suivantes, compte tenu de l'état de l'art et du risque pour les personnes concernées :

chiffrement des données en transit (TLS 1.2+) et au repos pour les bases de données primaires et les sauvegardes ;
contrôle d'accès fondé sur les rôles avec des privilèges minimaux par défaut ; l'accès aux données de production est limité à un petit groupe d'ingénieurs autorisés ;
authentification multifacteur pour les accès administratifs ;
sauvegardes quotidiennes automatisées avec une conservation surveillée et des procédures de restauration testées ;
journalisation centralisée des applications et de l'infrastructure avec détection des anomalies ;
cycle de développement logiciel sécurisé, comprenant la revue de code, l'analyse des dépendances et les tests préalables au déploiement ;
procédures documentées de réponse aux incidents et chaîne de responsabilité définie.

8. Assistance relative aux droits des personnes concernées

Compte tenu de la nature du traitement, Equi Assist vous aide, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à vous acquitter de votre obligation de donner suite aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées prévus au chapitre III du RGPD (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition).

9. Notification des violations de données à caractère personnel

Equi Assist vous notifiera dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, toute violation de données à caractère personnel affectant vos données, en fournissant les informations requises par l'article 33, paragraphe 3, du RGPD dans la mesure où elles sont disponibles.

10. Audits

Equi Assist met à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 du RGPD. Sur demande écrite préalable raisonnable, et sous réserve d'un engagement de confidentialité, Equi Assist autorise et contribue à la réalisation d'audits, y compris des inspections, menés par vous ou par un auditeur indépendant que vous mandatez, à vos frais et pendant les heures normales de bureau, d'une manière qui n'entrave pas de façon déraisonnable le fonctionnement du Service.

11. Restitution ou suppression des données à caractère personnel

À la fin du Service, Equi Assist procédera, à votre choix, à la suppression ou à la restitution de toutes les données à caractère personnel traitées pour votre compte, et supprimera les copies existantes, sauf si leur conservation est requise par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre. Le comportement par défaut, en l'absence d'instructions, est la suppression dans les 30 jours suivant la fin du Service, conformément aux durées de conservation énoncées dans la Politique de confidentialité.

12. Responsabilité et ordre de priorité

La responsabilité de chaque partie au titre du présent ATD est régie par les limitations de responsabilité énoncées dans les Conditions générales, sauf disposition contraire du droit impératif. En cas de conflit entre le présent ATD et les Conditions générales sur des questions de protection des données à caractère personnel, le présent ATD prévaut.

13. Contact

Toute question relative au présent ATD peut être adressée à info@equi-assist.com. Le droit belge est applicable ; les tribunaux de l'arrondissement judiciaire du Limbourg, Belgique, sont seuls compétents.

Accord de traitement des données