Accordo sul trattamento dei dati

1. Parti e ambito di applicazione

Il presente Accordo sul trattamento dei dati («DPA») costituisce parte integrante dei Termini e condizioni tra Domani Equestrian BV («Equi Assist», «noi», «il responsabile del trattamento») e il cliente che utilizza il Servizio Equi Assist («il titolare del trattamento», «tu»).

Si applica ogni volta che Equi Assist tratta dati personali per tuo conto nell'ambito della fornitura del Servizio. Laddove tu ed Equi Assist agiate ciascuno come titolari del trattamento autonomi (ad es. per i dati di fatturazione, i dati di accesso all'account), si applica l'Informativa sulla privacy anziché il presente DPA.

2. Oggetto, natura e durata

Oggetto: trattamento dei dati personali necessari alla fornitura del Servizio Equi Assist (acquisizione degli annunci di cavalli, matching tramite IA, comunicazione con i clienti, condivisione dei profili dei cavalli).

Durata: il presente DPA resta in vigore finché Equi Assist tratta dati personali per tuo conto, ossia per la durata del tuo abbonamento, più l'eventuale periodo di conservazione indicato nell'Informativa sulla privacy.

Natura e finalità: trattamento automatizzato e assistito di messaggi WhatsApp, email e contenuti multimediali caricati al fine di estrarre dati strutturati relativi a cavalli e contatti, abbinarli ai profili di ricerca dei clienti e instradare le notifiche.

3. Tipi di dati personali e categorie di interessati

Le categorie di dati personali trattati comprendono:

• Dati identificativi dei tuoi contatti (nome, numero di telefono, indirizzo email)
• Contenuto delle comunicazioni (testo e contenuti multimediali dei messaggi WhatsApp / email)
• Preferenze di ricerca e dati dei profili dei clienti da te inseriti
• Dati di attività collegati ai membri del tuo team (accessi, azioni nell'app)

Categorie di interessati: i tuoi contatti (venditori, acquirenti, colleghi), i membri del tuo team e qualsiasi altra persona fisica i cui dati scegli di inserire nel Servizio.

4. Obblighi del responsabile del trattamento

Equi Assist:

• tratterà i dati personali soltanto sulla base di tue istruzioni documentate, inclusi i trasferimenti, salvo che ciò sia richiesto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro;
• garantirà che le persone autorizzate al trattamento dei dati si siano impegnate alla riservatezza;
• attuerà adeguate misure tecniche e organizzative di sicurezza (vedere la sezione 7);
• ti assisterà nell'adempimento dei tuoi obblighi di rispondere alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati, alle notifiche di violazione, alle DPIA e alle consultazioni preventive;
• metterà a disposizione tutte le informazioni necessarie per dimostrare la conformità all'articolo 28 del GDPR.

5. Sub-responsabili del trattamento

Conferisci a Equi Assist un'autorizzazione scritta generale a ricorrere a sub-responsabili del trattamento per svolgere parti del trattamento. L'attuale elenco nominativo dei sub-responsabili del trattamento - comprensivo del ruolo di ciascun fornitore, del luogo del trattamento e delle garanzie applicabili - ti viene comunicato su richiesta come allegato dei sub-responsabili al presente DPA. Scrivi a info@equi-assist.com per ottenere la versione più recente.

Equi Assist ti darà un preavviso scritto di almeno 30 giorni (tramite email all'indirizzo registrato ai sensi del DPA) prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile del trattamento che tratta i tuoi dati personali, salvo i casi di urgente necessità di sicurezza o operativa, dandoti la possibilità di opporti per motivi ragionevoli. Se ti opponi e non riusciamo a risolvere la tua preoccupazione, puoi risolvere la parte del Servizio interessata.

Equi Assist impone a ciascun sub-responsabile del trattamento, mediante contratto scritto, obblighi in materia di protezione dei dati non meno tutelanti di quelli previsti dal presente DPA.

6. Trasferimenti internazionali di dati

Alcuni sub-responsabili del trattamento si trovano al di fuori dello Spazio economico europeo (in particolare Anthropic e Cloudflare negli Stati Uniti). Tali trasferimenti avvengono in presenza di garanzie adeguate ai sensi del Capo V del GDPR, in particolare le Clausole contrattuali standard della Commissione europea (2021/914) e, ove applicabile, misure tecniche e organizzative supplementari.

7. Misure di sicurezza

Equi Assist attua le seguenti misure tecniche e organizzative, tenendo conto dello stato dell'arte e del rischio per gli interessati:

• cifratura dei dati in transito (TLS 1.2+) e a riposo per i database primari e i backup;
• controllo degli accessi basato sui ruoli con impostazioni predefinite a privilegio minimo; accesso ai dati di produzione limitato a un ristretto gruppo di ingegneri autorizzati;
• autenticazione a più fattori per l'accesso amministrativo;
• backup giornalieri automatizzati con conservazione monitorata e procedure di ripristino testate;
• logging centralizzato dell'applicazione e dell'infrastruttura con rilevamento delle anomalie;
• ciclo di vita di sviluppo software sicuro, comprensivo di revisione del codice, scansione delle dipendenze e test pre-deployment;
• procedure documentate di risposta agli incidenti e una catena di responsabilità definita.

8. Assistenza per i diritti degli interessati

Tenendo conto della natura del trattamento, Equi Assist ti assisterà con misure tecniche e organizzative adeguate, nell'adempimento del tuo obbligo di rispondere alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati di cui al Capo III del GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione).

9. Notifica di violazione dei dati personali

Equi Assist ti notificherà senza ingiustificato ritardo, e in ogni caso entro 72 ore dal momento in cui ne è venuta a conoscenza, una violazione dei dati personali che riguarda i tuoi dati, fornendo le informazioni richieste dall'articolo 33, paragrafo 3, del GDPR nella misura in cui sono disponibili.

10. Audit

Equi Assist metterà a tua disposizione le informazioni necessarie per dimostrare la conformità all'articolo 28 del GDPR. Su ragionevole richiesta scritta preventiva, e fatto salvo un impegno di riservatezza, Equi Assist consentirà e contribuirà ad audit, comprese le ispezioni, condotti da te o da un revisore indipendente da te incaricato, a tue spese e durante il normale orario di lavoro, in modo da non interferire in modo irragionevole con il funzionamento del Servizio.

11. Restituzione o cancellazione dei dati personali

Alla cessazione del Servizio, Equi Assist, a tua scelta, cancellerà o restituirà tutti i dati personali trattati per tuo conto e cancellerà le copie esistenti, salvo che la conservazione sia richiesta dal diritto dell'Unione o dello Stato membro. Il comportamento predefinito, in assenza di istruzioni, è la cancellazione entro 30 giorni dalla cessazione, conformemente ai periodi di conservazione indicati nell'Informativa sulla privacy.

12. Responsabilità e ordine di prevalenza

La responsabilità di ciascuna parte ai sensi del presente DPA è disciplinata dalle limitazioni di responsabilità previste dai Termini e condizioni, salvo ove la legge imperativa disponga diversamente. In caso di conflitto tra il presente DPA e i Termini e condizioni su questioni di protezione dei dati personali, prevale il presente DPA.

13. Contatti

Le domande relative al presente DPA possono essere inviate a info@equi-assist.com. Si applica il diritto belga; i tribunali del distretto giudiziario di Limburgo, Belgio, hanno giurisdizione esclusiva.